CONDITIONS GÉNÉRALES D’ACHAT
Les Conditions Générales d’Achat d’Industrial Carrocera Arbuciense, S.A., ci-après dénommée INDCAR, incluent une description des procédures, instructions et règles générales applicables à tous les achats réalisés par la société, et viennent compléter les conditions particulières ou spécifiques à un composant, une matière première ou des biens de production.
1. GÉNÉRALITÉS
Dans ce document, le terme « Fournisseur » désigne l’entité à laquelle la commande est adressée et qui y est indiquée. Le terme « INDCAR » désigne la société acheteuse.
2. ACCEPTATION DES PRÉSENTES CONDITIONS D’ACHAT
Ces conditions générales d’achat annulent et remplacent toutes autres conditions générales contraires.
Le fait qu’un fournisseur accepte une commande implique l’acceptation sans réserve des présentes conditions générales.
Toute dérogation ou modification aux présentes conditions générales d’achat devra être expressément mentionnée dans les conditions particulières de la commande.
Les concessions accordées seront applicables uniquement à une commande spécifique et ne pourront être étendues à des commandes antérieures ou futures.
3. ACCEPTATION DE LA COMMANDE
Les spécifications techniques ou de qualité, ainsi que les spécifications relatives à l’emballage, au transport, au prix, à la date de livraison, aux conditions de paiement, et toute autre condition spécifique ou accord établi avec le fournisseur depuis la demande de devis par INDCAR jusqu’à la fourniture de la commande, seront considérées comme contractuelles, ainsi que leurs modifications, sous réserve qu’elles aient été validées par les deux parties.
La commande devient automatiquement un contrat dès son acceptation par le fournisseur. En l’absence de notification dans les 24 heures suivant l’envoi de la commande, celle-ci sera considérée comme acceptée.
Toute modification ou exception ultérieure devra être acceptée d’un commun accord entre INDCAR et le fournisseur, et déclarée par écrit.
Très important : En raison de la mise en œuvre de notre nouveau ERP, aucune facture comportant une différence de prix avec la commande ne sera acceptée si cette différence n’a pas été validée avant la réception du matériel.
4. OFFRES
Toutes les conditions et spécifications incluses ou annexées à l’offre du fournisseur qui n’ont pas été demandées par INDCAR seront considérées comme nulles.
La simple mention de l’offre du fournisseur dans la commande ou ses documents annexes ne modifie pas cette clause.
De même, les présentes conditions d’achat prévalent sur les conditions générales de vente du fournisseur.
Tout changement dans les conditions des offres ou des tarifs en vigueur pendant l’exercice ne pourra être appliqué sans acceptation préalable par INDCAR.
5. PRIX, EXPÉDITIONS ET FRAIS SUPPLÉMENTAIRES
a) Les prix indiqués sont réputés convenus pour les achats et seront livrés selon les conditions DDP INDCAR, selon les INCOTERMS 2010, ou selon les conditions précédemment établies.
b) Sauf indication contraire, les prix figurant sur la commande seront fermes.
c) Le paiement du montant de la commande n’implique aucune renonciation aux droits stipulés par INDCAR.
d) Les prix sont fixes et non révisables. Aucune variation de prix ne sera acceptée sur les bons de livraison qui n’aurait pas été communiquée préalablement à l’envoi de la marchandise et acceptée par le Département Achats d’INDCAR.
Très important : En raison de la mise en œuvre de notre nouveau ERP, aucune facture avec des écarts de prix par rapport à la commande ne sera acceptée sans validation préalable avant réception du matériel.
e) Aucun frais supplémentaire ne sera accepté s’il n’est pas expressément mentionné dans la commande.
f) Le fournisseur sera responsable de toute différence de transport ou autre frais occasionnés par le non-respect des instructions de livraison figurant sur la commande.
g) Le fournisseur est responsable de livrer les matériaux dans les délais indiqués dans le bon de commande. En cas de désaccord, il devra prévenir le Département Achats afin de proposer une nouvelle date de livraison à convenir.
Très important : Les retards de livraison peuvent entraîner la facturation de pénalités au fournisseur pour non-respect des délais, en fonction de la durée du préjudice causé. Le fournisseur s’engage à respecter les délais de livraison convenus et, en cas d’impossibilité, devra le notifier par écrit dès réception de la commande.
6. CONDITIONS DE PAIEMENT
a) Les conditions générales de paiement sont celles actuellement convenues avec INDCAR.
b) Aucun paiement ne sera accepté sans commande INDCAR ni sans le bon de livraison correspondant, dûment tamponné par INDCAR.
c) Le fournisseur est tenu d’envoyer sa facture en version papier, soit par courrier postal, soit par courriel aux adresses suivantes :
-
suppliers@indcar.es
d) Factures de transport : le CMR et le bon de livraison signé par le destinataire devront être joints à la facture.
e) Le fournisseur s’engage à ne pas céder tout ou partie de sa créance résultant de l’exécution d’une commande INDCAR à un organisme financier sans notre accord préalable.
NOTE : une annexe décrivant la procédure de génération des factures – paiements est jointe.
7. COMMANDES ET DOCUMENTATION ASSOCIÉE
a) À la demande du Département Achats d’INDCAR et pour toutes les pièces nouvelles ou modifiées, ou à des fins de validation, le fournisseur devra livrer, à l’endroit et dans les délais indiqués, les Premiers Échantillons et/ou Prototypes représentatifs de son processus de fabrication, accompagnés de la documentation requise, conformément aux plans et à la version indiquée sur la commande INDCAR.
Le fournisseur est responsable de livrer conformément au numéro de plan et à la révision indiqués dans la commande. Si ceux-ci ne figurent pas, utiliser la dernière version reçue de la part d’INDCAR.
b) Les coûts pouvant être encourus par INDCAR ou ses clients suite à une livraison tardive ou incorrecte de composants seront directement imputés au fournisseur.
Très important : En raison de l’implantation récente du système LEAN MANUFACTURING sur nos lignes de production, les coûts générés par des retards ou incidents qualité seront multipliés par le nombre total de jours et de véhicules affectés selon le nouveau processus.
c) Le fournisseur n’est pas autorisé à envoyer des pièces ou composants de production en série aux usines INDCAR sans l’approbation du Département Qualité d’INDCAR des Premiers Échantillons et/ou Prototypes, ou sans une autorisation signée d’INDCAR. Tout coût découlant de la livraison de pièces sans cette approbation sera imputé au fournisseur.
d) Les confirmations de commande, factures et bons de livraison doivent comporter la référence article INDCAR et le numéro de commande INDCAR.
e) Chaque bon de livraison devra indiquer le numéro de commande INDCAR, la référence article INDCAR, le code douanier et le poids de l’article.
f) Tous les frais nécessaires pour respecter la date de livraison de la commande d’achat INDCAR, ainsi que les conséquences des retards du fournisseur, lui seront répercutés après information préalable.
8. INSPECTION ET CONTRÔLE
INDCAR et ses représentants autorisés se réservent le droit de vérifier le produit acheté lors de la réception, de la fabrication ou de la livraison au client, y compris dans les installations du client d’INDCAR, si nécessaire. L’inspection et l’acceptation du matériel ne dégagent pas le fournisseur de ses garanties et responsabilités quant à la conformité du matériel ou de l’équipement aux spécifications.
Les produits bénéficieront d’une garantie minimale de 2 ans contre tout défaut de fabrication ou vice caché, à compter de la date d’immatriculation du véhicule, sauf accord préalable avec INDCAR. Voir les détails au point 9.
Tout matériel du fournisseur ne respectant pas les spécifications et détecté lors de la réception, de la fabrication ou retourné sous garantie par notre client en raison d’une non-conformité du produit acheté sera retourné au fournisseur avec les coûts associés à ce retour.
Les frais administratifs, de récupération ou de retouche générés par la non-conformité aux spécifications du produit fourni par le fournisseur seront imputés à ce dernier. Si le fournisseur conteste le « concept » de la charge, il disposera de 5 jours ouvrables pour présenter une réclamation au Département Qualité d’INDCAR, qui devra annuler la charge si cela est justifié. Le nombre d’heures d’arrêt de ligne, le tarif horaire (60 €) ou le nombre de transports urgents effectués par INDCAR en raison des retards du fournisseur seront directement facturés à ce dernier. En cas de sélection ou de retouche chez INDCAR, le fournisseur pourra envoyer le personnel nécessaire pour l’exécuter ; à défaut, INDCAR utilisera son propre personnel. Dans ce dernier cas, le fournisseur sera tenu d’accepter le nombre d’heures et le tarif horaire fixé par INDCAR.
En exécutant nos commandes, le fournisseur s’engage à respecter tous les termes de ces documents, qui feront partie intégrante du contrat, et à mettre en œuvre un système de garantie qualité adéquat. Ces termes s’appliquent également à ses sous-traitants. Le fournisseur informera sans délai INDCAR de toute modification qu’il envisage d’apporter à la composition des pièces, équipements ou services ou à leurs conditions techniques de fonctionnement. Toute modification technique, même mineure, devra être préalablement autorisée par écrit par INDCAR. De même, pour les achats livrés, le fournisseur informera sans délai INDCAR de tout défaut ou non-conformité avec nos spécifications, afin d’en atténuer les conséquences négatives.
Notre personnel ou toute personne désignée par INDCAR aura libre accès aux installations du fournisseur ainsi qu’à celles de ses fournisseurs et sous-traitants pendant les heures normales de travail pour superviser l’avancement de notre commande et vérifier sa conformité.
9. CONDITIONS DE SERVICE APRÈS-VENTE
a) PÉRIODE DE GARANTIE
La garantie débute à la date d’immatriculation du véhicule.
b) DOCUMENTATION
– Le fournisseur remettra une fiche technique de l’équipement et un manuel de fonctionnement de base.
– Ce manuel expliquera le fonctionnement de l’équipement.
– Il précisera clairement les incompatibilités et les usages inappropriés à éviter.
Le fournisseur disposera d’un catalogue de pièces détachées identifiant facilement les matériaux et composants de l’équipement, facilitant ainsi l’approvisionnement.
c) MAINTENANCE
Le fournisseur définira par écrit la procédure ou le processus avec des instructions détaillées, ainsi qu’un planning d’inspections périodiques.
Il établira un programme de maintenance de l’équipement, identifiant le matériel nécessaire à son exécution.
d) ATELIERS DE SERVICE
Le fournisseur devra fournir une liste d’ateliers agréés situés à moins de 100 km de la destination du véhicule.
Il sera apprécié que le fournisseur dispose d’ateliers dans la zone de service des clients. Dans les cas où INDCAR l’exige, le service technique du fournisseur se déplacera jusqu’au lieu où se trouve le véhicule, sans frais pour INDCAR ni pour le client.
e) GESTION DES PIÈCES DE RECHANGE
Le fournisseur est responsable de la gestion logistique des matériaux envoyés en tant que pièces de rechange sous garantie, à ses frais. Cela inclut :
– La récupération des pièces remplacées, à sa charge, lorsque cela est approprié et selon son jugement.
– Le fournisseur s’assurera que les ateliers fournissant une assistance technique disposent en stock du matériel nécessaire identifié comme urgent.
– Il veillera à ce que le matériel nécessaire à une réparation non urgente soit disponible dans un délai inférieur à 24 heures dans l’atelier agréé. Les frais liés à la livraison du matériel seront à la charge du fournisseur. Le fournisseur garantira la disponibilité des pièces de rechange pendant 15 ans.
f) GESTION DES INCIDENTS
Le fournisseur disposera du matériel nécessaire, ainsi que du soutien logistique et technique via son réseau d’ateliers d’assistance technique, pour résoudre tout incident survenant sur son produit une fois installé.
Le fournisseur s’engage à rapporter trimestriellement les incidents ayant nécessité une intervention ou un conseil au client final. Les données seront fournies sous format informatique, sous forme de tableau. Chaque enregistrement contiendra : client, OF, numéro de châssis, incident, date de l’incident, atelier ayant effectué la réparation.
g) HOMOLOGATION DU MONTEUR
Le fournisseur homologuera le processus de montage en donnant son approbation. Il devra joindre un rapport technique de validation du montage. Le cas échéant, il établira des inspections périodiques, programmées ou non, afin de garantir le maintien des conditions pour lesquelles le montage a été approuvé et le monteur homologué.
Le fournisseur établira des plans de vérification (PDI) pour assurer le bon montage et fonctionnement, ainsi que pour garantir les conditions de fonctionnement de l’équipement/élément installé à 100 %.
Le fournisseur s’engage à fournir une copie des enregistrements PDI, indiquant, le cas échéant, les écarts observés. Le délai de remise de l’enregistrement ne dépassera pas 3 jours.
10. CONDITIONS DE FOURNITURE, DÉLAIS, TRANSPORT ET EMBALLAGE/IDENTIFICATION
a) INDCAR indiquera les conditions de fourniture dans chaque commande ou contrat.
b) Le fournisseur s’engage à toujours nous envoyer la confirmation de la commande INDCAR reçue, tant au niveau des dates que des prix. En l’absence de réponse, la commande INDCAR sera considérée comme confirmée.
c) Le fournisseur s’engage à livrer le matériel dans le délai établi dans la confirmation de la commande, ce délai étant de 5 jours ouvrables à compter de la date de traitement de ladite commande.
d) En cas de retard de livraison, INDCAR se réserve le droit de faire fabriquer tout ou partie de la commande par un autre fournisseur. À cette fin, INDCAR aura libre usage de tous les droits de propriété industrielle et intellectuelle associés à la conception et à la mise en œuvre des achats commandés, qui devront être complétés par un autre fournisseur, sans préjudice de tout droit de réclamer des dommages et le remboursement de tout coût supplémentaire encouru par le fournisseur.
e) Le fournisseur sera responsable de la détérioration du matériel acheté causée par un emballage inadéquat ou mal conditionné. Par conséquent, sauf indication contraire expresse, tous les matériaux d’emballage et conteneurs livrés par le fournisseur seront considérés comme perdus, leur coût étant couvert par le prix de la commande. Le fournisseur pourra être tenu responsable si les achats commandés se détériorent pendant les opérations de transport et de stockage en raison d’un emballage ou d’une protection inadaptés à la nature des marchandises, au moyen de transport ou aux conditions de stockage. Si des conditions spéciales sont requises, le fournisseur devra les spécifier.
f) Liste de colisage (Packing List): chaque unité d’emballage portera les indications prescrites par la réglementation en vigueur dans les États membres de l’UE et/ou dans les pays spécifiés par INDCAR : la date de livraison, la date de péremption (le cas échéant), le numéro de commande INDCAR, le bon de livraison, le code INDCAR, la quantité, les dimensions et le poids livré.
g) De même, chaque pièce devra être identifiée individuellement.
h) Le délai de retour du matériel sera de 6 semaines sans pénalité économique.
11. SOUS-TRAITANCE
Dans le cas où le fournisseur aurait besoin de sous-traiter, il devra en informer INDCAR, tout en conservant l’entière responsabilité de la fourniture et de la main-d’œuvre, ainsi que des sous-commandes effectuées.
12. CONFIDENTIALITÉ
Tous les plans, dessins et spécifications envoyés par INDCAR au fournisseur sont la propriété exclusive d’INDCAR et sont considérés comme confidentiels. Par conséquent, le fournisseur s’engage à ne pas les prêter et, en général, à ne pas les utiliser, ni leurs copies ou reproductions, sans l’approbation préalable écrite d’INDCAR dans chaque cas.
13. MODIFICATIONS DU PRODUIT ET PRÉSERVATION DES BIENS MEUBLES
a) Dans le cas où INDCAR transférerait des moules, matrices ou outillages à un fournisseur pour la fabrication de pièces, cela devra être formalisé par un « Contrat de cession d’outillages ou prêt d’usage de biens meubles ».
b) Le fournisseur n’est pas autorisé à modifier, sans l’approbation préalable écrite d’INDCAR, les matériaux, moules, matrices, outillages et, en général, tout ce qui modifierait le produit fourni conformément aux spécifications existantes.
c) Le fournisseur est tenu d’effectuer les réparations et l’entretien des moules, matrices et outillages appartenant à INDCAR, nécessaires à la fabrication du produit, afin de garantir la qualité et la bonne conservation de ces biens appartenant à INDCAR. Si, à la suite d’une réparation, le produit a changé, le fournisseur devra en informer INDCAR et présenter des premières échantillons et/ou prototypes.
d) Il incombe au fournisseur d’alerter INDCAR de la nécessité de fabriquer des moules ou matrices à remplacer, avec un préavis suffisant pour éviter tout risque d’approvisionnement ou de qualité.
14. MATÉRIEL FOURNI PAR INDCAR
Dans le cas où le fournisseur recevrait du matériel d’INDCAR pour la fabrication des produits achetés, INDCAR s’engage à fournir le matériel nécessaire au fournisseur et à respecter ses exigences d’approvisionnement.
Les éventuels problèmes de qualité détectés par le fournisseur sur le matériel fourni par INDCAR seront analysés de la même manière que ceux détectés sur le matériel fourni par le fournisseur, les responsabilités étant déterminées selon les spécifications techniques et de qualité définies pour le produit.
Les défauts de qualité et les responsabilités respectives des deux parties seront traités et analysés conjointement par leurs départements Qualité.
15. RÉSILIATION
Si le fournisseur décide de résilier le contrat, il devra garantir un minimum de pièces permettant d’assurer l’approvisionnement des clients d’INDCAR, ainsi qu’un stock de sécurité facilitant le transfert de la production à un autre fournisseur.
INDCAR pourra résilier unilatéralement le contrat si, à son avis, le respect des exigences de qualité et de service convenues avec le client final pour lequel les pièces sont fabriquées est mis en danger, sans préjudice de son droit à réclamer des indemnités pour les dommages subis.
INDCAR pourra également procéder à la résiliation immédiate du contrat si le fournisseur fait l’objet d’une suspension de paiements, d’une faillite ou d’une situation d’insolvabilité.
Les accords conclus entre INDCAR et le fournisseur ne pourront être cédés ou transférés sans l’accord écrit préalable d’INDCAR, qui pourra résilier ces accords automatiquement et sans préavis en cas de non-respect de cette obligation.
En cas de cession d’actions ou d’actifs, ou de changement de contrôle direct ou indirect de la société du fournisseur, ce dernier devra en informer INDCAR, laquelle pourra résilier la relation contractuelle sans préavis.
16. EXIGENCES LÉGALES
Le fournisseur devra se conformer à toutes les lois et clauses applicables, tant lors de la formalisation de la commande que concernant le matériel et/ou l’équipement faisant l’objet de celle-ci.
Dans l’exécution de cette commande et/ou contrat, le fournisseur agira en tant que personne morale propre et indépendante, et en aucun cas en tant que représentant d’INDCAR.
17. LITIGES
Pour la résolution de tout litige découlant du présent contrat ou acte juridique, les parties se soumettent à l’arbitrage institutionnel des tribunaux de la ville de Gérone, qui seront chargés de désigner l’arbitre ou les arbitres et d’administrer l’arbitrage, les parties s’engageant d’ores et déjà à respecter la décision arbitrale.
18. FORCE MAJEURE
Les cas de force majeure reconnus par la législation espagnole libèreront les parties de leurs responsabilités en cas de manquement découlant de cette force majeure, à condition que la partie affectée ait fait tout son possible pour en atténuer les conséquences et ait informé immédiatement l’autre partie de l’existence ou du risque de survenue de cette circonstance.
19. POLITIQUE DE RELATIONS COMMERCIALES
Dans le cadre de la collaboration commerciale entre le fournisseur et INDCAR, le fournisseur s’engage à vendre les références exclusives d’INDCAR mentionnées dans les bons de commande uniquement à INDCAR et jamais à des tiers.
Toute demande reçue de la part d’autres clients devra être redirigée vers INDCAR.
Le fournisseur reconnaît le caractère confidentiel de ce document commercial et s’engage à ne divulguer ni transmettre à quiconque, sous quelque forme que ce soit, les documents, plans, savoir-faire, recherches, moules, outils, matrices, outillages ou échantillons transmis par INDCAR.
Le fournisseur reconnaît et accepte ces conditions générales d’achat et en possède un exemplaire.
20. ANNEXE : PROTOCOLE DE RETOUR DU MATÉRIEL
Ci-dessous figure le protocole à suivre en cas de détection d’un défaut ou d’une panne de matériel, dans le cadre de la gestion du service après-vente et pour procéder au diagnostic du matériel et, le cas échéant, à l’application de la garantie.
Le fournisseur offrira une garantie de 3 ans sur tous ses produits, à compter de la date d’émission de la facture.
Toute demande de service après-vente au-delà de ces 3 années de garantie sera rejetée.